In un mondo ormai dominato da scadenze ravvicinate e tempi sempre più ristretti, il time management è una skill importantissima per incrementare la produttività e completare il maggior numero possibile di progetti. Le regole fondamentali per una gestione efficace del tempo sono note: ridurre le distrazioni, programmare le “cose da fare” durante il giorno e cercare di rispondere il meno possibile agli stimoli esterni che ci raggiungono costantemente. Ma ci sono dei trucchi per mettere effettivamente in pratica, ogni giorno, queste regole che tutti conosciamo? Sì, ci sono: la psicologia e le neuro-scienze possono aiutarci a capire come fare.
#1 NO AL MULTITASKING
Social Network, mail, notifiche, chiamate: sono distrazioni continue che accompagnano le nostre giornate. La convinzione che fare più cose insieme mantenga attivi e concentrati, permettendo di portare a termine più attività contemporaneamente, è stata più volte smentita dalla scienza: poiché il nostro cervello ha bisogno di un tempo minimo per entrare pienamente in funzione, passare freneticamente da un’attività all’altra impedisce questa forma di “adattamento”, riduce sensibilmente la concentrazione e, di conseguenza, mina la produttività. La sensazione di completare più cose insieme è solo un’illusione: in realtà si sta solo sprecando tempo. Perciò, impara a dedicare dei momenti ben definiti della giornata al controllo delle notizie, dei feed, delle notifiche e della posta.
#2 SILENZIO, MUSICA E RUMORI
Non tutti hanno la possibilità di lavorare in un ambiente silenzioso. È chiaro che per la maggior parte delle persone i rumori indesiderati costituiscono una fonte di disturbo e di distrazione notevole, così come non è certamente facile concentrarsi in presenza di persone che ricevono continuamente messaggi, parlano tra di loro o si rivolgono spesso a noi.
Per quanto riguarda la musica, è scientificamente provato che può aiutare a rimanere concentrati solo quando è una musica che ci piace davvero, mentre, se viene diffusa musica che non apprezziamo, la nostra capacità di concentrazione crolla del tutto. Perciò, se sei abituato a lavorare ascoltando musica ma quella del tuo ufficio o dei tuoi vicini di casa ti infastidisce, acquistare cuffie dotate di noise-canceling può essere di grande aiuto. Altrimenti puoi sempre fare ricorso ai classici tappi per le orecchie oppure indossare gli auricolari (pur non ascoltando alcuna musica) solo per evitare che qualcuno ti venga a parlare se non è strettamente necessario!
#3 LA TECNICA DEL “POMODORO”
Questa è una delle tecniche più note e al tempo stesso più sottovalutate. Ideato negli anni ’80 da Francesco Cirillo, quello del “pomodoro” è un metodo semplice e apparentemente banale che si basa su un concetto ormai noto: la curva dell’attenzione, raggiunto il suo picco, cala inesorabilmente fino a rendere inutile e controproducente ogni sforzo.
Servendoti di un timer (da qui il nome “tecnica del pomodoro”, in riferimento alla forma di alcuni timer da cucina) puoi programmare tempo di lavoro e pause, imponendo così al tuo cervello di rimanere concentrato per il tempo necessario a completare o portare avanti una certa attività. Normalmente è consigliabile impostare il timer sui 25 minuti: scaduto il tempo, prenditi 5 minuti di pausa per rispondere alle mail, andare in bagno, parlare con i colleghi oppure scorrere le notizie e i social network. Ogni quattro “pomodori”, ossia 100 minuti effettivi di lavoro, puoi concederti una pausa più lunga di 20 o 30 minuti.
#4 CURA DEI PROPRI SPAZI
Lo spazio in cui lavoriamo influenza notevolmente la nostra propensione alla produttività. Un ambiente pulito, minimale e ben ordinato incrementa la produttività perché riduce gli stimoli visivi più “ingombranti” e superflui. Non importa se il tuo ambiente è rappresentato da una scrivania, una stanza, un ufficio o una postazione condivisa: mantenere pulito e curato il tuo spazio, eliminando il superfluo e lasciando solo ciò che è davvero indispensabile, ti proietterà nella giusta ottica e renderà tutto molto più semplice.
#5 DIETA APPROPRIATA
La cura del corpo è un aspetto cruciale e spesso ignorato quando si parla di produttività: non si tengono mai veramente in considerazione i benefici che una dieta bilanciata può apportare alle nostre performance. Rimanere focalizzati su ciò che stiamo facendo non è solo una questione psicologica ma è anche e soprattutto una questione fisica.
È risaputo che il glucosio aiuta la concentrazione mantenendo il nostro cervello vigile e attivo. Se dunque è importante mantenere sempre bilanciati i livelli di glucosio nel sangue, ciò significa che sarà meglio puntare su alimenti che rilasciano glucosio in maniera lenta ma costante nel corso della giornata (come frutta, verdura, patate, noci, ecc) piuttosto che affidarsi a cibi con un elevato contenuto di zuccheri a “rilascio istantaneo”: questi ultimi, infatti, hanno un effetto abbastanza rapido ma drasticamente limitato nel tempo, con la spiacevole conseguenza di lasciare ben presto il nostro organismo in debito di zuccheri.
